Z ostatniej chwili

Telekonferencje – jak skorzystać, a nie zbłądzić

telekonferencja

Organizacja telekonferencji to rozwiązanie, które staje się dzisiaj jedną z podstawowych form komunikacji w biznesie. Wiele firm już je wdrożyło. Kolejne rozważają “za” i “przeciw”. Korzyści przeważają. Oszczędność czasu, pieniędzy i usprawnienie funkcjonowania biznesu to niektóre z nich. Jednak o sukcesie decyduje przede wszystkim dobrze przygotowana i przeprowadzona telekonferencjahttps://focustelecom.pl/blog/telekonferencja-8-zasad-prowadzenia-telekonferencji/.

Czym jest telekonferencja?

Telekonferencja to rozmowa przez telefon, w której uczestniczy większa liczba osób. Jest ona jedną z metod komunikacji w firmach pracujących systemem zdalnym oraz w biznesach z oddziałami znajdującymi się w wielu miastach Polski. To także jedna z podstawowych metod przepływu informacji w firmach o międzynarodowym charakterze. Narzędzie to przydaje się również, gdy któryś z pracowników znajduje się na delegacji lub szef firmy przebywa na urlopie, ale sprawy pilne wymagają tego, by w rozmowie uczestniczyła cała załoga.

Jednakże nie tylko. Telekonferencje przeprowadzane są z partnerami biznesowymi, którzy nie mają możliwości, by spotkać się bezpośrednio. Na przykład z powodu obowiązków lub zbyt dużej odległości geograficznej. Oczywiście w tym przypadku nie chodzi o pierwszy kontakt, lecz praktykę wynikającą z wieloletniej współpracy. To samo dotyczy specjalistów, od których potrzebujemy krótkiej opinii lub porady, ale przedstawionej większej liczbie osób. W tym przypadku nie jest konieczne zorganizowanie specjalnego spotkania, aby zebrać wszystkich zainteresowanych.

Korzyści z telekonferencji

Dziś więc prowadzenie biznesu bez telekonferencji lub wideokonferencji wydaje się wręcz niemożliwe. Tak jak w kontaktach prywatnych dużą rolę odgrywa kontakt online oraz mobilność, tak dzieje się też w interesach. Zyskujemy dzięki temu m.in. czas. Nie musimy rezerwować go na odbycie podróży i przygotowania do niej, w tym załatwienie biletów lotniczych lub przyszykowanie własnego samochodu do wyjazdu. Do tego doliczyć trzeba czas, który lubimy mieć w zapasie, żeby nie spóźnić się na spotkanie. Często okazuje się, że ono same trwa krócej niż samo oczekiwanie.

Organizacja bezpośredniej rozmowy to także dodatkowe koszty związane m.in. ze wspomnianymi podróżami lub delegacjami. Telekonferencja to jedna rozmowa telefoniczna, a unikamy dzięki temu opłat za transport, czy noclegi. Z kolei w przypadku pracowników oszczędzamy zarówno czas, jak i pieniądze. Nie musimy płacić za delegację i nie marnujemy dnia spędzanego przez nich na pobycie w danym mieście, a nie na stanowisku pracy, w momencie gdy rozmowa odbywa się na drugim końcu Polski.

Kolejną zaletą jest zwiększenie efektywności firmy oraz usprawnienie jej działania. Telekonferencja może zostać zorganizowana z godzinę na godzinę, oczywiście jeżeli mamy do tego odpowiednie narzędzia. Wątpliwe kwestie, czy problemy można omówić od ręki i od razu przygotować plan działania.

Jak zrobić telekonferencję, by zakończyła się sukcesem?

Korzyści z telekonferencji nie będzie jednak, kiedy zabraknie solidnego przygotowania. Przede wszystkim sporządź plan zebrania i zastanów się, które tematy po kolei trzeba omówić. Ustal ze wszystkimi uczestnikami rozmowy, kiedy się ona odbędzie. Zadbaj o informację zwrotną, czy dla wszystkich termin ten jest dogodny. Swoim rozmówcom prześlij również agendę telekonferencji, by nic ich nie zaskoczyło oraz aby każdy mógł przygotować się solidnie. W ten sposób unikniesz niedomówień, a w przypadku ważniejszych rozmówców – wpadki. Poza tym rozmowa przebiegnie sprawnie i zgodnie z zapowiedzianym czasem.

Następna sprawa to odpowiedni dobór technologii. Jeżeli zawiodą kwestie techniczne, wówczas zmarnujesz czas swój i innych, a przez połączenie głosowe gorszej jakości uczestnicy rozmowy mogą nie usłyszeć wszystkiego, co ważne. Dlatego warto dowiedzieć się, jak zrobić telekonferencję przy użyciu wybranego narzędzia oraz przetestować jego działanie w węższym gronie rozmówców.

Jeśli chodzi o przeprowadzenie właściwej telekonferencji, to pamiętaj, aby zaczęła się ona punktualnie. Pilnuj czasu. Przypomnij agendę oraz wyznacz wcześniej osobę, która przygotuje raport ze spotkania. Przedstaw zasady rozmowy oraz kolejność wypowiedzi. Po ich wygłoszeniu zachęć osoby, które nie miały możliwości wypowiedzenia się. Być może mają cenne spostrzeżenia, a brak im odwagi. Zadbaj o interakcję. Nie pozwól jednak, by dyskusja wymknęła się spod kontroli. Wówczas rozmowa może się przedłużyć, co u innych osób spowoduje znużenie lub zniecierpliwienie. Na końcu podsumuj telekonferencję, przedstaw najważniejsze wnioski i plan dalszych działań. Podziękuj uczestnikom i zakończ połączenie. Następnie raport z rozmowy powinien trafić do wszystkich uczestników w wersji elektronicznej.